Xuất bản thông tin

null Ứng dụng công nghệ trong đổi mới quy trình tạo lập và lưu trữ hồ sơ công việc trên phần mềm quản lý văn bản (Idesk)

Chuyển đổi số Chuyển đổi số

Ứng dụng công nghệ trong đổi mới quy trình tạo lập và lưu trữ hồ sơ công việc trên phần mềm quản lý văn bản (Idesk)

Năm 2022, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch đã triển khai cho công chức có hồ sơ công việc thực hiện quy trình đổi mới trong tạo lập và lưu trữ hồ sơ công việc trên phần mềm quản lý văn bản (Idesk).

Đây là giải pháp mới được bộ phận chuyên môn nghiên cứu áp dụng vào thực tiễn của cơ quan, đem lại hiệu quả thiết thực trong quá trình triển khai.

Trước khi chưa thực hiện quy trình này, việc lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử hiện vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập; thực hiện quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc tại nhiều cơ quan, tổ chức địa phương chưa nghiêm; ý thức của một số công chức, viên chức về lập hồ sơ công việc chưa cao; tài liệu lưu trữ còn phân tán ở nhiều nơi; tình trạng giao nộp Hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan chưa đúng quy định, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu và lựa chọn Hồ sơ công việc đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh; việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ.

Đối với công chức, viên chức hồ sơ công việc được mở nhưng không đầy đủ so với Danh mục hồ sơ đã đăng ký đầu năm hoặc chỉ mở Tiêu đề hồ sơ nhưng không cập nhật tài liệu liên quan trong suốt quá trình thực hiện; việc bàn giao Hồ sơ điện tử về Lưu trữ cơ quan làm cho công chức, viên chức không thể tìm thấy Hồ sơ công việc cá nhân mình đã thực hiện gây khó khăn trong việc tìm kiếm để nghiên cứu, tham khảo.

Sau khi triển khai quy trình: Bộ phận chuyên môn nghiên cứu, thực hiện cập nhật Danh mục hồ sơ đã ban hành đầu năm vào Lưu trữ cơ quan trên Phần mềm quản lý văn bản điện tử, mục “Hồ sơ công việc” (Hồ sơ được mở đầy đủ; khắc phục được tình trạng Hồ sơ điện tử nằm rời rạc, thiếu thẩm mỹ).

Danh mục hồ sơ được chia sẻ “Phối hợp xử lý” đến từng tài khoản cá nhân trên Hệ thống (cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện việc cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ);

Danh mục hồ sơ được chia sẻ “Xem” đến Lãnh đạo đơn vị - Lãnh đạo chuyên môn (để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở các trường hợp không cập nhật hoặc cập nhật thiếu văn bản vào hồ sơ mà cá nhân đã được giao thực hiện);

Sau khi Hồ sơ đã hoàn thành và giao nộp về Lưu trữ cơ quan - Danh mục hồ sơ được chia sẻ “Xem” đến toàn bộ CBCCVC để phục vụ công tác chuyên môn, nhu cầu trao đổi, nghiên cứu, học tập (bước này người lập hồ sơ không có quyền chỉnh sửa, cập nhật văn bản vào Hồ sơ để đảm tính an toàn và chính xác cho Hồ sơ).

Thông qua việc triển khai giải pháp này giúp việc lập hồ sơ điện tử được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống. Giúp Lãnh đạo, công chức, viên chức và bộ phận Văn thư - Lưu trữ thuận tiện trong việc Lập Hồ sơ công việc cũng như theo dõi tiến độ, giai đoạn của công việc đã hoàn thành đến thời điểm hiện tại; thực hiện thống nhất về công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ đầy đủ các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ đầy đủ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ để triển khai số hóa và quản lý bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu phục vụ tốt công việc chuyên môn; Quản lý chặt chẽ an toàn tài liệu, bảo đảm bí mật của cơ quan, của Đảng và Nhà nước; đồng thời giúp Hồ sơ điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn.

Một số hình ảnh:

Danh mục hồ sơ công việc được chia sẻ triển khai cho các phòng chuyên môn thuộc Sở, chia sẻ giúp cho Lãnh đạo xem, theo dõi tiến độ thực hiện hồ sơ công việc của từng phòng, từng chuyên viên thực hiện

Lịch sử toàn bộ quá trình chuyên viên thực hiện hồ sơ công việc đều được hệ thống lưu lại chi tiết

Tin, ảnh: LTH