= = =

Quản lý, cập nhật sổ kiểm sát việc giải quyết các vụ, việc dân sự, hôn nhân gia đình, kinh doanh thương mại, lao động, hành chính theo thủ tục sơ thẩm (sau đây gọi là sổ kiểm sát) là công tác thường xuyên, liên tục tại các Viện kiểm sát nhân dân khu vực nói chung và Viện kiểm sát nhân dân Khu vực 9 nói riêng. Việc quản lý, theo dõi, cập nhật chính xác thông tin vào Sổ kiểm sát là cơ sở để cung cấp chính xác số liệu báo cáo, thống kê, kịp thời nhận diện những vi phạm phổ biến của Tòa án như vi phạm trong việc gửi văn bản tố tụng cho Viện kiểm sát.

Tại đơn vị Viện kiểm sát nhân dân Khu vực 9 (trước đây là Viện kiểm sát nhân dân huyện Cao Lãnh), trong bối cảnh số lượng vụ việc Tòa án thụ lý giải quyết có chiều hướng gia tăng qua từng năm thì việc quản lý đơn thuần bằng Sổ kiểm sát (sổ giấy) dần bộc lộ nhiều hạn chế. Cốt lõi của vấn đề nằm ở việc các văn bản tố tụng của Tòa án gửi cho Viện kiểm sát được quản lý, thể hiện theo số thụ lý của Tòa án, tuy nhiên các thông báo về việc thụ lý vụ án thì không phải lúc nào Tòa án cũng gửi cho Viện kiểm sát đúng theo thứ tự số thụ lý (cá biệt có trường hợp không gửi cho Viện kiểm sát), nên cán bộ quản lý vào sổ thụ lý không theo thứ tự số thụ lý của Tòa án mà theo thứ tự ngày Viện kiểm sát nhận văn bản. Do đó khi Tòa án gửi những văn bản tố tụng khác liên quan đến vụ án đó (như quyết định tạm đình chỉ, quyết định đình chỉ,...), cán bộ quản lý rất khó khăn và mất rất nhiều thời gian để tìm số thụ lý của Tòa án đối với vụ án đó trong Sổ kiểm sát để cập nhật nội dung vụ việc. Vấn đề đặt ra là cần phải có giải pháp tìm kiếm, tra cứu nhanh thông tin vụ việc trong Sổ kiểm sát và mỗi vụ việc Viện kiểm sát thụ lý, vào Sổ kiểm sát đều phải có mã số riêng, thống nhất để thuận tiện trong quản lý.

Giải pháp cho vấn đề trên là phải ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, cụ thể là ứng dụng phần mềm Microsoft Excel tạo Sổ kiểm sát điện tử với đầy đủ cột, mục, thông tin theo mẫu Sổ thụ lý ban hành kèm theo Quyết định số 359/QĐ-VKSTC ngày 07/10/2020 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Sổ kiểm sát điện tử trên phần mềm Microsoft Excel đã giải quyết triệt để những hạn chế của sổ giấy, tích hợp sẵn các tính năng sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu, giúp cán bộ quản lý có thể tra cứu nhanh thông tin thụ lý kiểm sát của vụ án bằng lệnh tìm kiếm theo những trường dữ liệu có sẵn (số thụ lý, số thông báo thụ lý, tên đương sự,...). Ngoài ra còn hỗ trợ cán bộ quản lý tổng hợp nhanh và chính xác số liệu (số liệu thụ lý, giải quyết, phân loại quan hệ pháp luật,...) để cung cấp cho bộ phận báo cáo, thống kê. Khi kết hợp với phần mềm Microsoft Word, cụ thể là chức năng Mail Merge sẽ cho ra tính năng soạn thảo nhanh các văn bản tố tụng, nghiệp vụ khi Viện kiểm sát thụ lý mới vụ việc, như Quyết định phân công Kiểm sát viên/Kiểm tra viên kiểm sát việc tuân theo pháp luật, Phiếu kiểm sát thông báo về việc thụ lý vụ/việc, Quyết định phân công Kiểm sát viên tham gia phiên toà, Quyết định lập hồ sơ,..., giúp giảm bớt rất nhiều thao tác và thời gian cho các Kiểm sát viên khi kiểm sát việc thụ lý vụ việc.

Trên đây là những nội dung cơ bản của giải pháp “Ứng dụng công nghệ thông tin để cải tiến, tinh gọn công tác quản lý sổ thụ lý và một số công tác khác của khâu kiểm sát việc giải quyết các vụ án dân sự, hành chính và những việc khác theo quy định pháp luật của Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện” đã được Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Đồng Tháp công nhận sáng kiến, giải pháp cơ sở. Khi bắt đầu được đưa vào áp dụng thực tế tại đơn vị từ năm công tác 2025 đến nay, giải pháp đã thể hiện được hiệu quả rất lớn khi giảm bớt thời gian, thao tác thủ công cho công tác quản lý, cập nhật Sổ kiểm sát, nhất là trong bối cảnh khâu Dân sự của đơn vị không có Chuyên viên, Kiểm tra viên, đồng chí Kiểm sát viên được phân công quản lý Sổ kiểm sát phải đồng thời thực hiện công tác xét xử, kiệm nhiệm công tác đảng, công tác đoàn thể. Bên cạnh đó giải pháp giúp nâng cao hiệu quả quản lý Sổ kiểm sát, quản lý đúng thực tế số lượng án đang thụ lý giải quyết, hạn chế số lượng án tồn ảo (do Tòa án gửi trùng thông báo thụ lý, không tìm thấy vụ việc để cập nhật quyết định giải quyết,...); kịp thời phát hiện các thiếu sót của Tòa án như thể hiện sai số thụ lý, thông tin vụ án, đương sự trong các văn bản tố tụng.

Tuy nhiên giải pháp cũng có một số hạn chế về mặt tính năng như không thể hiện được hết thông tin đương sự (trong vụ án có nhiều đương sự) khi tự động soạn thảo văn bản. Ngoài ra giải pháp cũng đòi hỏi cán bộ vận hành phải có kiến thức tốt về công nghệ thông tin, tin học văn phòng để kịp thời khắc phục những vấn đề phát sinh.

Trong kỷ nguyên đất nước vươn mình, chuyển đổi số đang là xu hướng, là động lực của cả hệ thống chính trị. Từ những lợi ích mà giải pháp trên mang lại, thiết nghĩ ngành Kiểm sát nhân dân cần xây dựng bộ phần mềm thống nhất dùng chung trong Ngành, phân cấp quản lý án (như Sổ kiểm sát) đến từng đơn vị, kết hợp tính năng soạn thảo văn bản tố tụng, văn bản nghiệp vụ, thống kê số liệu thụ lý, giải quyết, loại quan hệ pháp luật,... Xa hơn nữa là từng bước tự động hóa các thao tác thủ công trên mọi lĩnh vực công tác của Ngành, từ đó giúp cho mỗi cán bộ, Kiểm sát viên có thêm thời gian đầu tư, nghiên cứu, nâng cao chất lượng công tác./.

Quang Trí  - Viện kiểm sát nhân dân Khu vực 9 thực hiện