Đăng ký doanh nghiệp (ĐKDN) là việc người thành lập doanh nghiệp (DN) đăng ký thông tin về DN dự kiến thành lập, DN đăng ký những thay đổi trong thông tin về ĐKDN với Cơ quan đăng ký kinh doanh và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Giấy chứng nhận ĐKDN, Giấy chứng nhận (GCN) đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, GCN đăng ký địa điểm kinh doanh được cấp cho DN, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của DN.

- Giấy chứng nhận ĐKDN đồng thời là GCN đăng ký thuế của doanh nghiệp. Giấy chứng nhận ĐKDN không phải là giấy phép kinh doanh.

- Mỗi DN được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số DN. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của DN.

- Mã số DN tồn tại trong suốt quá trình hoạt động của DN và không được cấp lại cho tổ chức, cá nhân khác. Khi DN chấm dứt hoạt động thì mã số DN chấm dứt hiệu lực.

- Mã số đơn vị phụ thuộc của DN được cấp cho chi nhánh, văn phòng đại diện của DN. Mã số này đồng thời là mã số thuế của chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Mã số địa điểm kinh doanh là mã số gồm 5 chữ số được cấp theo số thứ tự từ 00001 đến 99999. Mã số này không phải là mã số thuế của địa điểm kinh doanh.

- Đối với các chi nhánh, văn phòng đại diện đã thành lập trước ngày 01/11/2015 nhưng chưa được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, DN liên hệ trực tiếp với Cơ quan thuế để được cấp mã số thuế 13 số, sau đó thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tại Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.

- Đối với các DN đã được thành lập và hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc GCN đầu tư đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương, Giấy phép thành lập và hoạt động kinh doanh chứng khoán, mã số doanh nghiệp là mã số thuế do Cơ quan thuế đã cấp cho DN.

Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp:

Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký DN có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục ĐKDN theo quy định sau:

- Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục ĐKDN, kèm theo hồ sơ ĐKDN phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến ĐKDN và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

- Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục ĐKDN, kèm theo hồ sơ ĐKDN phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến ĐKDN, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến ĐKDN và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu (trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục ĐKDN thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định này).

- Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục ĐKDN thì khi thực hiện thủ tục ĐKDN, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do DN cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị ĐKDN.

Cơ quan đăng ký kinh doanh (ĐKKD):

- Cơ quan ĐKKD được tổ chức ở cấp tỉnh và cấp huyện, bao gồm:

+ Ở cấp tỉnh: Phòng ĐKKD thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Phòng ĐKKD có thể tổ chức các điểm để tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Phòng ĐKKD tại các địa điểm khác nhau trên địa bàn cấp tỉnh.

+ Ở cấp huyện: Phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện.

- Cơ quan ĐKKD có tài khoản và con dấu riêng.

Đăng ký tên doanh nghiệp:

- Người thành lập DN hoặc DN không được đăng ký tên DN trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của DN khác đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký DN trên phạm vi toàn quốc, trừ những DN đã giải thể hoặc đã có quyết định có hiệu lực của Tòa án tuyên bố DN bị phá sản.

- Phòng ĐKKD có quyền chấp thuận hoặc từ chối tên dự kiến đăng ký của DN theo quy định. Để tránh tên DN bị trùng, nhầm và vi phạm quy định về đặt tên DN, ý kiến Phòng ĐKKD là quyết định cuối cùng. Trường hợp không đồng ý với quyết định của Phòng ĐKKD, DN có thể khởi kiện theo quy định của pháp luật về tố tụng hành chính.

- Doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc GCN đầu tư đồng thời là giấy chứng nhận ĐKKD hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương được cấp trước ngày 01/7/2015 được tiếp tục sử dụng tên DN đã đăng ký và không bắt buộc phải đăng ký đổi tên DN trong trường hợp có tên trùng, tên gây nhầm lẫn với tên DN đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về ĐKDN.

- Khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho các DN có tên trùng và tên gây nhầm lẫn tự thương lượng với nhau để đăng ký đổi tên DN.

Hồ sơ đăng ký DN đối với DN tư nhân:

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ DN tư nhân.

Hồ sơ đăng ký DN đối với công ty hợp danh:

- Giấy đề nghị đăng ký DN.

- Điều lệ công ty.

- Danh sách thành viên.

- Bản sao các giấy tờ: Giấy tờ pháp lý của cá nhân (đối với thành viên công ty là cá nhân), tổ chức (đối với thành viên công ty là tổ chức); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; GCN đăng ký đầu tư đối với trường hợp DN được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.

Hồ sơ đăng ký DN đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần:

- Giấy đề nghị đăng ký DN.

- Điều lệ công ty.

- Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.

- Bản sao các giấy tờ: Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của DN; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; GCN đăng ký đầu tư đối với trường hợp DN được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.

Hồ sơ đăng ký DN đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên:

- Giấy đề nghị đăng ký DN.

- Điều lệ công ty.

- Bản sao các giấy tờ: Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của DN; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; GCN đăng ký đầu tư đối với trường hợp DN được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử:

- Đăng ký DN qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập DN hoặc DN thực hiện việc đăng ký DN thông qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN. Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký DN qua mạng thông tin điện tử.

- Tài khoản đăng ký kinh doanh là tài khoản được sử dụng để xác thực hồ sơ đăng ký DN qua mạng thông tin điện tử trong trường hợp người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký DN không sử dụng chữ ký số. Tài khoản đăng ký kinh doanh được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký DN, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký DN qua mạng thông tin điện tử. Cá nhân truy cập vào cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN để kê khai thông tin và tạo Tài khoản đăng ký kinh doanh. Các thông tin cá nhân được kê khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký DN để cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trên giấy tờ pháp lý của cá nhân và phải tuân thủ mức độ đảm bảo xác thực người nộp hồ sơ của Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký DN.

- Một Tài khoản đăng ký kinh doanh chỉ được cấp cho một cá nhân. Cá nhân được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin đăng ký để được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh và việc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.

- Phòng Đăng ký kinh doanh tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân tìm hiểu thông tin, thực hiện đăng ký DN qua mạng thông tin điện tử.

(Trích Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính Phủ quy định về đăng ký doanh nghiệp. Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 04/01/2021, thay thế Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày  14/9/2015 và Nghị định số 108/2018/NĐ-CP ngày 23/8/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 78/2015/NĐ-CP)./.